Molte PMI non hanno KPI. Altre ne hanno troppi. In entrambi i casi la direzione non dispone di uno strumento per decidere. Un buon sistema di KPI aziendali è composto da pochi indicatori, aggiornati con regolarità e collegati a una responsabilità precisa.
Il criterio di scelta
Un indicatore entra nel cruscotto direzionale solo se è in grado di modificare una decisione. Se il dato non cambia nulla, è solo informazione. Per una PMI operativa, dieci-dodici indicatori sono sufficienti.
KPI economici
- Margine di contribuzione per commessa o cliente: misura quanto ogni attività contribuisce a coprire i costi fissi.
- EBITDA mensile: il risultato operativo letto con cadenza mensile, non annuale.
- Incidenza dei costi fissi sui ricavi: indica la rigidità della struttura.
- Scostamento rispetto al budget: misura la capacità di pianificare.
KPI finanziari
- Giorni medi di incasso (DSO) e giorni medi di pagamento (DPO).
- Rotazione del magazzino.
- Posizione finanziaria netta e previsione di cassa a 13 settimane: lo strumento più utile per prevenire problemi di liquidità aziendale.
KPI operativi
- Saturazione della capacità produttiva o delle squadre.
- Produttività per addetto (ricavi o margine per ora lavorata).
- Tasso di non conformità e rilavorazioni.
- Puntualità delle consegne o avanzamento commesse rispetto al piano.
Dal KPI alla decisione
Un indicatore senza un responsabile non produce effetti. Per ogni KPI vanno definiti: chi lo misura, chi ne risponde, con quale frequenza viene discusso e quale soglia attiva un intervento.
Il reporting direzionale che ne deriva deve essere leggibile in pochi minuti, con confronti nel tempo e un commento sintetico sulle cause degli scostamenti.
Gli errori più frequenti
- Misurare ciò che è facile, non ciò che è rilevante.
- Produrre report che nessuno discute in riunione.
- Aggiornare i dati troppo tardi per intervenire.
- Non collegare gli indicatori agli obiettivi delle persone.
Come iniziare
Si parte dal conto economico per commessa e dalla previsione di cassa: sono i due strumenti che producono l'effetto più immediato. Su questa base si costruisce progressivamente il cruscotto completo.
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